Erfolgreiches Erwartungsmanagement in Projekten: Der Schlüssel zum Projekterfolg

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In den Anfängen des agilen Projektmanagements wurde bereits das agile Manifest kreiert und verschiedene Werte und Prinzipien formuliert, die ein erfolgreiches und nachhaltiges Projektumsetzung benötigen. Eines der vier agilen Werte ist „Zusammenarbeit mit dem Kunden hat Vorrang vor Vertragsverhandlungen“. Wie die meisten – wenn nicht sogar alle – Projektmanager:in wissen, sind es zwei Paar Schuhe, was verkauft und was bestellt worden ist. Es besteht eine Diskrepanz zwischen dem, was Kunden:innen am Ende eines Projektes erwarten, und ihrer Meinung nach eingekauft haben.

In diesem Blogartikel beleuchten wir die Bedeutung des Erwartungsmanagements im Projektmanagement und stellen bewährte Methoden und Werkzeuge vor.

Warum ist Erwartungsmanagement wichtig?

Erwartungsmanagement wird oft belächelt und als überflüssig oder trivial angesehen, weil es scheinbar keinen Mehrwert bietet. Genau an dieser Stelle setzen wir an und können auch so schnell und effektiv den Mehrwert setzen. Den gleich wer gefragt wird in einem Projekt: jede Person wird unterschiedliche Ziele und Outputs definieren. Sehen Sie sich hierzu auch gerne unseren Artikel Link zu User-Story für nicht-Entwickler an.

Es ist wichtig zu klären, welche Bedürfnisse für den Owner erfüllen sein sollen. Geht es beispielsweise um die Einführung eines bestimmten Tools oder nur darum Daten bereitzustellen, die von einem beliebigen Tool geliefert werden können?

Jeder Stakeholder hat aber nicht nur unterschiedliche Ziele sondern gewichtet auch den Projektverlauf und die Projektergebnisse unterschiedlich. Der Betriebsrat fokussiert auf die Interessenvertretung der Mitarbeitenden, die Sicherheitsabteilung achtet auf die Einhaltung von Richtlinien, und viele wollen, dass Zeit- und Kostenrahmen eingehalten werden. Auch die operative Sichtweise von Projektmanagement und Project Ownership muss klar definiert sein.

Aus diesem Fakt wird klar, dass Erwartungsmanagement wichtig ist den Projektverlauf und -erfolg positiv beeinflusst. Stakeholder-Bedürfnisse müssen klar formuliert sein und den entsprechenden Rollen zugewiesen. Dadurch können Projektziele präziser definiert und Nicht-Ziele besser identifiziert werden.

Zudem können Aspekte und Einflussfaktoren berücksichtigt werden, die in der Vor-Projektphase unbekannt waren. Dies unterstützt auch andere Projektmanagementtätigkeiten wie das Change- und Risikomanagement.

Erwartungsmanagement als Leitmethode im Projektmanagement kann auch helfen, die Kommunikation zu steuern und das Vertrauen in die Kompetenz und den aktuellen Projektfortschritt zu stärken.

Und „last-but-not-least” sei genannt, dass Erwartungsmanagement dabei helfen kann, das Stakeholdermanagement und Änderungsmanagement zu vereinfachen. Da jede Person eingebunden wurde – und das von Anfang an – können schwieriger zusätzliche Ziele und Projektergebnisse im Laufe der Zusammenarbeit dem Projekterfolg hinzugefügt werden.

Erwartungsmanagement kann daher ein entscheidender Erfolgsfaktor für jeden Projektabschluss sein. Durch eine klare Kommunikation, realistische Erwartungssetzung und ein gemeinsames Verständnis von Erfolg können potenzielle Missverständnisse vermieden und das Vertrauen der Stakeholder gestärkt werden.

Die Schlüssel zum erfolgreichen Erwartungsmanagement:

Im folgenden Abschnitt haben wir einige Methoden zusammengefasst, welche bei der operativen Nutzung von Erwartungsmanagement zu beachten sind.

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1. Klare Kommunikation in Projekten:

Eine offene und transparente Kommunikation ist der erste Schritt, um die Erwartungen der Stakeholder zu verstehen und ihnen zu vermitteln, was sie vom Projekt erwarten können. Dies gilt sowohl für den gesamten Projektverlauf, welcher als Teil des Kick-off-Meetings besprochen wird, als auch für einzelne Aspekte der Projektmanagementtätigkeiten. So können auch Workshops, Meetings und Telefonate begonnen werden mit:

• „Was erwarten Sie von diesem Meeting / Telefonat / Workshop?“

• „Was möchten Sie erreicht haben, geteilt haben, welche Informationen werden Sie erhalten haben oder welche Entscheidungen wünschen Sie getroffen zu haben nach dem Telefonat / nach dem 2-tägigem Workshop / in einem Jahr nach Projektabschluss?“

Diese Erwartungen können direkt notiert und dokumentiert werden und von dem jeweiligen Stakeholder in ihrer / seiner Sprache formuliert werden.

Regelmäßige Updates und Feedback-Sitzungen helfen dabei, alle Beteiligten auf dem Laufenden zu halten und potenzielle Missverständnisse frühzeitig zu klären.

Kommunikationskanäle

Je nach den Bedürfnissen und Vorlieben Ihrer Stakeholder können verschiedene Kanäle wie E-Mails, Besprechungen, Projektmanagement-Tools oder sogar soziale Medien genutzt werden. Indem sichergestellt wird, dass über die bevorzugten Kommunikationswege die Stakeholder informiert werden, kann davon ausgegangen werden, dass die Botschaft effektiv und zeitnah übermittelt wird.

Nonverbale Kommunikation

Darüber hinaus ist es wichtig, auch auf nonverbale Signale und Zwischentöne zu achten. Oft können Informationen zwischen den Zeilen oder durch Körpersprache vermittelt werden, die in schriftlicher Kommunikation verloren gehen können.

Es ratsam, persönliche Gespräche und Meetings zu fördern, um ein tieferes Verständnis und eine bessere Beziehung zu den Stakeholdern aufzubauen. Erwartungen sind in den meisten Fällen von Natur aus unterschiedlich und daher potentiell diametral untereinander.

Stakeholdermanagement

Zusätzlich zur Kommunikation ist auch das Stakeholder-Management ein wichtiger Bestandteil erfolgreicher Projekte. Dies umfasst die Identifizierung und Priorisierung der Bedürfnisse verschiedener Stakeholder, die Entwicklung einer klaren Kommunikationsstrategie und die proaktive Einbindung aller Beteiligten in den Projektprozess. Indem sichergestellt wird, dass die Interessen und Anliegen der Stakeholder berücksichtigt werden, kann das Vertrauen und die Unterstützung für Ihr Projekt stärken und potenzielle Konflikte frühzeitig lösen.

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2. Realistische Zielsetzung für Projekte:

Realistische Zielsetzung und die Definition von Projekterfolg ist ein elementarer Bestandteil des Projektgeschäftes. Klare und realistische Zielsetzung sind die kritischen Aufgaben des Projektmanagement in der Anfangsphase. Indem erreichbare Meilensteine gesetzt werden und realistische Zeitrahmen festgelegt werden, kann sichergestellt werden, dass die Erwartungen der Stakeholder im Einklang mit den Projektzielen stehen.

Ressourcen Im Projekt

Ein wichtiger Schritt bei der Festlegung realistischer Ziele ist die Analyse der verfügbaren Ressourcen und des Umfelds, in dem das Projekt stattfindet. Dies ermöglicht es, realistische Einschätzungen darüber zu treffen, was mit den verfügbaren Mitteln erreicht werden kann und welche Herausforderungen möglicherweise auftreten könnten.

Zeitplan im Projektmanagement

Des Weiteren ist die Festlegung der Meilensteine ein elementarer Bestandteil der Zielsetzung, da die Erwartungen hinsichtlich Umfang als auch Zeitpunkt gesteuert, respektive kommuniziert werden. Sie ermöglichen die Messung des Projektfortschrittes als auch die Fokussierung auf die vereinbarten Projektziele, abhängig von ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit. Diese Meilensteine sollten spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden sein, um sicherzustellen, dass sie einen klaren Fahrplan für das Projekt bieten.

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3. Risikomanagement für das Projekt:

Das Identifizieren von potenzielle Risiken und die Entwicklung von entsprechenden Maßnahmenentwickeln, um sie zu minimieren oder zu vermeiden sollte eine grundsätzliche Tätigkeit im Projektmanagement sein, je nach Projekt in unterschiedlicher Ausprägung. Durch proaktives Risikomanagement können unerwartete Probleme antizipiert und das Vertrauen der Stakeholder in die Projektplanung gestärkt werden.

Anwendung

Im Erwartungsmanagement nutzen wir das Risikomanagement auf zweifache Weise. Zum einen kann es als Startpunkt genutzt werden: aus Zielen und Erfolgen können damit einhergehende Risiken abgeleitet werden. Diese lassen die Stakeholder die Perspektive der anderen Personen bewusst werden. Dadurch wird das Verständnis innerhalb der Gruppe gefördert und etwaige Konflikte können entschärft werden.

Zum anderen kann das Erwartungsmanagement genutzt werden, Risiken zu erkennen und in das Risikoregister aufzunehmen. Dedizierte Erwartungen werden als Konsequenz aus Projekttätigkeiten abgeleitet, die wiederum auch einen negativen Einfluss auf andere Projekterfolge haben könnten.

Risikoanalyse und Überwachung

Durch eine umfassende Risikoanalyse können Risikofaktoren wie Budgetüberschreitungen, Zeitplan-Verzögerungen oder technische Herausforderungen frühzeitig erkannt und entsprechende Gegenmaßnahmen entwickelt werden.

Durch die Entwicklung eines umfassenden Risikoregisters können potenzielle Risiken systematisch erfasst und bewertet werden, um sicherzustellen, dass das Projekt auf unvorhergesehene Ereignisse vorbereitet ist.

Ein weiterer wichtiger Schritt im Risikomanagement ist die kontinuierliche Überwachung und Bewertung von Risiken während des gesamten Projektverlaufs. Dies geht einher mit der kontinuierlichen Kommunikation der Erwartungen. Durch regelmäßige Risikobewertungen kann sichergestellt werden, dass potenzielle Risiken rechtzeitig erkannt und angemessen behandelt werden.

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Feedback einholen:

Fordern Sie regelmäßig Feedback von den Stakeholdern ein und berücksichtigen Sie ihre Anliegen und Bedenken. Indem Sie auf die Bedürfnisse der Stakeholder eingehen und ihre Meinungen ernst nehmen, können Sie das Vertrauen und die Zufriedenheit der Stakeholder nachhaltig steigern. Lesen Sie hierzu auch gerne unseren Artikel Link zu „Resilienz“.

Fazit:

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Ein effektives Erwartungsmanagement ist entscheidend für den Erfolg eines jeden Projekts. Durch klare Kommunikation, realistische Zielsetzung, proaktives Risikomanagement und regelmäßiges Feedback können Projekte auf Kurs gehalten werden und die Zufriedenheit der Stakeholder maximiert werden.

Wir bei re:think stehen Ihnen gerne zur Seite, um Ihnen bei der Umsetzung bewährter Strategien für das Erwartungsmanagement in Ihren Projekten zu unterstützen. Kontaktieren Sie uns noch heute, um mehr zu erfahren!