Die Identifikation, Nachverfolgung und Minimierung von Risiken ist in jedem Projektmanagement eine kritische Aufgabe. Risiken, die nicht erkannt werden, sind unkalkulierbare Faktoren, die den Projekterfolg gefährden.
Damit ein erfolgreiches Risikomanagement stattfindet, müssen einige Schritte beachtet werden. Zunächst ist die Risikoidentifikation entscheidend. Hierbei werden potenzielle Risiken erkannt und dokumentiert. Dies kann durch Brainstorming-Sitzungen, SWOT-Analysen (Stärken, Schwächen, Chancen, Risiken) oder Expertenbefragungen erfolgen. Ein umfassendes Verständnis der Projektumgebung und der Stakeholder-Anforderungen hilft dabei, relevante Risiken frühzeitig zu identifizieren.
Nach der Identifikation folgt die Risikobewertung, bei der die identifizierten Risiken hinsichtlich ihrer Wahrscheinlichkeit und potenziellen Auswirkungen analysiert werden. Dies ermöglicht eine Priorisierung der Risiken, sodass die kritischsten Risiken zuerst adressiert werden können. Verschiedene Methoden wie die qualitative und quantitative Risikoanalyse kommen hier zum Einsatz.
Die Planung von Risikoresponsstrategien ist der nächste Schritt. Hierbei werden Maßnahmen definiert, um den Risiken zu begegnen. Diese Maßnahmen können das Vermeiden, Vermindern, Übertragen oder Akzeptieren von Risiken umfassen. Ein klarer Plan für jede Risikokategorie erleichtert die spätere Umsetzung und stellt sicher, dass das Projektteam vorbereitet ist.
Letztlich ist das kontinuierliche Monitoring und die Überprüfung der Risiken ein essenzieller Bestandteil des Risikomanagements. Regelmäßige Meetings und Reviews helfen dabei, neue Risiken zu identifizieren und bestehende Risiken neu zu bewerten. Ein flexibles und anpassungsfähiges Risikomanagement-Prozess ist entscheidend, um auf Veränderungen im Projektumfeld reagieren zu können.
Zusammengefasst stellt ein effektives Risikomanagement sicher, dass potenzielle Probleme frühzeitig erkannt und entsprechende Maßnahmen ergriffen werden. Durch den Einsatz geeigneter Tools und Methoden können Projektmanager die Kontrolle über Risiken behalten und somit den Projekterfolg maßgeblich sichern.
Im Projektmanagement hat sich bei re:think Innovations GmbH die Nutzung des Kanban-Boards von Jira Software als hilfreiches Tool für die Erfassung und Nachverfolgung von Risiken erwiesen. Kanban-Boards ermöglichen eine visuelle Darstellung der Risiken und deren Status, was die Transparenz erhöht und die Kommunikation im Team verbessert. Jira Software bietet zudem Funktionen zur Automatisierung von Aufgaben und Benachrichtigungen, was die Effizienz im Risikomanagement weiter steigert.
Andere Tools sind hier aber genauso nutzbar, ggfls. auch ohne größeres Customizing für beispielsweise Fit-Gap-Analysen besser geeignet. Fit-Gap-Analysen sind ein weiteres nützliches Instrument im Risikomanagement. Sie helfen dabei, Unterschiede zwischen den aktuellen Projektanforderungen und den verfügbaren Ressourcen oder Fähigkeiten zu identifizieren und zu bewerten. Tools, die speziell auf diese Analysen ausgelegt sind, können oft ohne umfangreiche Anpassungen verwendet werden und bieten eine gezielte Unterstützung bei der Bewertung und Planung von Maßnahmen.
Da wir intensiv im Software-Entwicklungsumfeld tätig sind und auch unsere Kunden Jira nutzen, fiel die Wahl jedoch auf das Kanban Board als Lösung.
Beispiel eines Kanban-Boards
Das Kanban-Board kann entweder in ein bereits vorhandenes Projekt eingebettet werden oder, und das ist durchaus möglich, in einem eigenen Jira-Projekt eingebettet werden, um das Projektboard nicht zu überfrachten. Dies ist von der Projektleitung mit dem Projektteam abzustimmen.
Es folgt eine kurze Workflow-Beschreibung:
Als erstes werden mehrere Status angelegt und entsprechende Spalten im Board. Jede dieser Spalten repräsentiert einen spezifischen Schritt im Risikomanagementprozess und ermöglicht eine klare und visuelle Nachverfolgung des Fortschritts.
In der ersten Spalte werden alle neu erstellten Risiken abgelegt (Status „ToDo“), was bedeutet, dass das Risiko erkannt, aber noch nicht bearbeitet wurde. In dieser Phase sollten die Risiken detailliert beschrieben und notwendige Informationen wie Auswirkungen, Eintrittswahrscheinlichkeit und betroffene Projektbereiche dokumentiert werden.
In der nächsten Spalte (Assigned) werden alle Tickets verschoben, die einen Bearbeiter haben. Der Status wird nun entsprechend auf „assigned“ gesetzt. Hierbei ist es wichtig, dass der zuständige Risikobearbeiter über alle relevanten Informationen und Ressourcen verfügt, um das Risiko effektiv anzugehen.
Wird vom Risikobearbeiter am Ticket gearbeitet, ist der Status auf „In Bearbeitung“ zu setzen. Dies signalisiert dem Team, dass aktiv an der Risikominimierung gearbeitet wird. Während dieser Phase sollten regelmäßige Updates und Fortschrittsberichte erstellt werden, um sicherzustellen, dass das gesamte Team über den aktuellen Stand informiert ist.
Ist eine Minimierung des Risikos erreicht worden, wird der Status auf „Mitigated” gesetzt und wechselt in die gleichnamige Spalte. In dieser Phase sollte die durchgeführte Maßnahme zur Risikominimierung detailliert dokumentiert werden, einschließlich der angewendeten Strategien und der erzielten Ergebnisse.
Dieser Lösungsvorschlag wird nun im Risikomanagement Board geprüft und entweder zurückgewiesen oder akzeptiert. Dies ist ein kritischer Schritt, da eine unabhängige Überprüfung sicherstellt, dass die Risikominimierungsmaßnahmen tatsächlich effektiv sind und keine zusätzlichen Risiken erzeugen. Wird dieser akzeptiert, wechselt der Status zu „Accepted“ und wechselt in die gleichnamige Spalte.
Das Ticket kann anschließend nach Implementierung auf Status „Done“ gesetzt und geschlossen werden. Dies bedeutet, dass alle erforderlichen Maßnahmen umgesetzt wurden und das Risiko erfolgreich minimiert oder beseitigt wurde. Nach dem Abschluss sollten die gewonnenen Erkenntnisse dokumentiert und für zukünftige Projekte verfügbar gemacht werden, um das Risikomanagement kontinuierlich zu verbessern.
Zusätzlich können regelmäßige Review-Meetings abgehalten werden, um abgeschlossene Risiken zu besprechen, Lessons Learned zu identifizieren und den gesamten Risikomanagementprozess zu optimieren. Durch diese kontinuierliche Verbesserung wird sichergestellt, dass das Team besser auf zukünftige Risiken vorbereitet ist und effektivere Strategien zur Risikominimierung entwickelt.
Beispiel eines Workflows
Während oder direkt nach der Vorbereitung der Risiko-Boards ist es natürlich wichtig, die Projektrisiken zu identifizieren und diese zu erfassen.
Wie eingangs erwähnt gefährden Projektrisiken den Erfolg ihrer Projekte, da sie den Projektzeitplan strapazieren, zusätzliche Kosten verursachen und den womöglich einem Projektabschluss im Weg stehen können.
Entsprechend soll über unterschiedliche Wege ermittelt werden, welche Risiken wann und unter welchen Umständen auftreten können. Sprechen Sie deshalb mit den Auftraggebern genauso wie mit den Projektmitgliedern und weiteren Spezialisten, die womöglich schon Erfahrung mit dem Produkt haben, nehmen Sie Kontakt zum Management auf und versuchen Sie das Projekt und die möglichen Risiken von allen Seiten zu beleuchten und auf den Prüfstand zu stellen, um eine umfassende Sicht auf Herausforderungen (und Chancen) zu erhalten.
Erfassen Sie die Risiken direkt im Gespräch oder zeitnah im Anschluss im Risiko-Board oder lassen Sie berechtigte Personen die Erfassung der eigenen wahrgenommenen Risiken erfassen.
Jede Eventualität, egal wie wahrscheinlich ihre Eintrittswahrscheinlichkeit ist, sollte hier erfasst und beschrieben werden. Je umfassender die Dokumentation, desto leichter fällt später die Einstufung des Risikos hinsichtlich der Eintrittswahrscheinlichkeit und der Schwere der möglichen Folgen für die Projekte.
Folgende Fragen sollten Sie sich hierbei stellen:
Inwieweit werden meine Projektziele gefährdet?
Wird mein Projektbudget überschritten oder die Qualität beeinträchtigt?
Sie können die Schwere und die Eintrittswahrscheinlichkeit jeweils in gering, mittel und hoch einordnen.
Es sollte geklärt werden, wie auf das Risiko zu reagieren ist, um dieses zu mindern oder abzustellen.
Lässt sich ein Risiko abstellen, so ist ein Plan für den Fall des Eintretens zu erarbeiten, um die Folgen des Risikos so weit wie möglich zu reduzieren.
Impression eines Risikomanagement Boards bei der Sitzung
Beispiel mit Skala 1-3:
Die Eintrittswahrscheinlichkeit von Regen beim geplanten Grillfest im Büro liegt lt. Wettervorhersage bei 3.
Schwere des Risikos „Regen“ für den Verlauf des Grillfests 2.
Dies ergibt 2×3=6 ein mittleres Risiko, das mit entsprechenden Maßnahmen (Zelt aufbauen, Fest ins Büro verlagern) jedoch gut gemindert werden kann.
Nun kann es sein, dass es eine Vielzahl von Risiken gibt, die den Erfolg gefährden und welche entsprechend zu priorisieren sind. Hierzu sollten Sie sich im Risikomanagement Board mit anderen Stakeholdern abstimmen und eine Priorisierung vornehmen, um die hohen Risiken zu mindern, die den größten negativen Einfluss auf Ihr Projekt bedeuten.
Es empfiehlt sich dringend, jedem Risiko eine verantwortliche Person zuzuweisen, die sich um die Bearbeitung des Risikos kümmert und nicht alles bei Ihnen zu belassen (je nach Komplexität des Projekts).
Die verantwortliche Person soll sich um die Minimierung, ggfls. Abstellung und die Erarbeitung eines Notfallplans für das jeweilige Risiko kümmern, bzw. es nachverfolgen.
Womöglich gibt es in Ihrem Projekt eine Person, die die Rolle des Risk Managers einnimmt, dann werden diese entsprechend auch zentral orchestriert.
Das Projekt ist nun angelaufen und die Aussichten sind gut. Nun ist es wichtig, dass es so bleibt, deshalb ist es wichtig, dass sie alle Stakeholder auf Stand halten, damit Transparenz über den Projektverlauf herrscht und mögliche Risiken erkannt werden können.
Regelmäßige Status-Updates des Projekts und der Teilprojekte halten sowohl das Projektteam als auch das Management auf Stand und fördert die Auseinandersetzung mit dem Projekt. Teilen Sie bereits erwartete mögliche Risiken, ihre Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere bei Eintritt in ihrem Status-Update, so handeln sie proaktiv und die Beteiligten bleiben wachsam.
Sprechen Sie regelmäßig mit den Risiko-Verantwortlichen, um Hinweise auf Warnsignale zu erhalten und frühzeitig Gegenmaßnahmen erörtern zu können.
Finden Sie einen Regeltermin zusammen mit dem Risikomanagement Board, um das Risikomanagement Kanban zu pflegen und auf die Gesamtheit der Risiken einzugehen.
Finden Sie im Projektverlauf neue Risiken, sind diese zu dokumentieren und aufzuarbeiten.
Wie immer im Projektmanagement gilt auch hier das Kommunikation der Schlüssel ist. Entsprechend ist eine positive Fehlerkultur unerlässlich, damit Projektmitglieder angstfrei auf Sie als Projektleitung oder Risikomanager:in zugehen und mögliche Risiken melden, auch wenn sie einmal selbst verursacht wurden.
Die Meldung von Risiken ist immer positiv aufzunehmen, da nur bei Kenntnis über Risiken auch eine Lösung zur Minderung geprüft werden kann.
Wenn ein Risiko eintritt, ist zu handeln. Mit dem Risiko-Board haben Sie das Risiko hoffentlich identifiziert und einen Prozess zum Mindern oder Abstellen erarbeiten können. Damit sind Sie gerüstet und können bestmöglich reagieren.
Es ist wichtig, zu verstehen, dass Risikomanagement nicht Risikovermeidung ist, sondern einen Lösungsweg zu haben, um Risiken in ihren Projekten zu begegnen und sie mit einem Plan bestmöglich zu mindern oder abzustellen.
Ein gutes Projektmanagement zeichnet sich durch eine gute Projektplanung aus – entsprechend auch durch ein gutes Projekt-Risikomanagement, um auf Eventualitäten reagieren zu können. Entsprechend ist das Projektteam schon beim Kick-Off mit einzubeziehen und sicherzustellen, dass jeder Projektbeteiligte Zugang zum Risikomanagement-Plan zu haben, und Risiken reagieren zu können.
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